Administração eficaz de Dados, por Cícero Lopes da Silva Filho

Administrar é preciso!

Cada vez mais as empresas possuem uma grande dependência das informações que cercam as estruturas do negócio, havendo a necessidade de uma “Administração eficaz de seus dados”.

A responsabilidade por garantir a integridade da informação e a consonância com as regras de negócios da empresa é atribuída para os Administradores de Dados (AD), do qual estabelecem métricas, controles, padrões e conhecimento, subsidiando a corporação com informações para a tomada de decisões consistentes.

A figura do Administrador de Dados dentro das empresas já é conhecida há alguns anos, onde tudo passava pelo crivo destes profissionais. Com o surgimento e a explosão dos SGBDs esta função foi deixada de lado, caindo no esquecimento e sendo canibalizada pelos Administradores de Banco de Dados, tendo por finalidade somente garantir as disponibilidade das informações no banco de dados, e não havendo preocupação com a integridade destes dados.

Esta decisão gerou um ônus na gestão da informação dentro das empresas, promovendo sistemas que não se adequavam às necessidades do negócio e que não geram informações claras e concisas para a tomada de decisão. Este cenário fez com que as empresas repensassem a forma de administrar os seus dados, chegando a conclusão que a melhor forma de gerir a informação de suas empresas, era integrar os AD’s e DBA’s para garantir a integridade e relação dos dados com as regras de negócio, aliando a visão de armazenamento e performance, na qual é garantida pelo DBA.

Esta estrutura é a mais utilizada pelas empresas atualmente, promovendo sinergia entre estas duas frentes que promovem a integridade da informação, disponibilizando dados precisos e reais, além de administrar o bem mais valioso de cada empresa, os seus DADOS.

Nos próximos tópicos, estaremos abordando informações valiosas que definem a real função e finalidade de uma área de Administração de Dados dentro de uma empresa. Sendo assim, ao trazer a gestão de dados para o primeiro plano, a nova administração de dados pode ser um importante fator de mudanças de métodos de gestão, na condição de ser aprendida com clareza, integrada nas estratégias globais da empresa e o principal, ter o apoio explicito e sustentado da alta gerência.

A Importância dos Dados:

Cada vez mais as organizações estão focadas nos seus modelos de negócios onde são fortemente suportadas por TI. Como suporte as necessidades dos negócios TI disponibiliza soluções informacionais e analíticas para subsidiar as áreas de negócios na tomada de decisão como, Data Wharehouse, ERP, CRM permitindo as empresas analisar de uma forma integrada e concisa os dados que compõem a estrutura de sua empresa.

Atualmente as empresas estão reconhecendo o valor dos dados para a sobrevivência de seus negócios, onde através de formas analíticas se dá valor ao dado armazenado e assim o transformando em informação. Estamos em um momento em que a disponibilização de informações precisas e em tempo real, podem promover o sucesso de uma empresa.

Recorrendo a informação para a localização de seus clientes, produtos, e concorrência, pode-se efetuar análises mais consistentes e exigentes, para se antecipar as necessidades de seus clientes. Para isto são necessários sistemas que apóiem as empresas no sentido de melhorar a tomada de decisões, criar novos serviços e fidelizar seus clientes devido a qualidade no atendimento às suas necessidades.

Cada vez mais as empresas procuram extrair dos seus dados, de uma forma rápida, análises mais complexas, que permite diferenciar-se da concorrência. A integração destes dados nos sistemas tem como objetivo melhorar a tomada de decisão através de relatórios, visualização on-line e análises estatísticas.

Uma empresa bem estruturada, que possuí a documentação de seus dados, padrões estabelecidos, e o conhecimento dos dados armazenados, possuí grande vantagem competitiva com relação as demais, com isto garantindo a sua sobrevivência.

Administração de Dados – Os Limites do AD

A administração de dados não se limita apenas a controlar padrões, documentar modelos, homologar modelos, mas possuí um papel muito importante muitas vezes deixado de lados pelas corporações, desta forma criando uma área operacional e não estratégica.

Além das atividades já mencionadas, o AD (Administrador de Dados) deve ter a preocupação de garantir a integridade entre os modelos de dados e as regras de negócios que cercam a sua empresa.

Promover análises de qualidade do desenvolvimento de modelos, e capacitar se necessário as frentes que possuem dificuldades na elaboração de seus modelos lógicos e físicos. Na literatura existirão várias definições da Administração de Dados como:

“O Administrador de Dados deve garantir a documentação dos modelos de dados da empresa e disponibilizá-los para entendimento de todos da corporação.”

“A administração de dados tem por finalidade monitorar os desenvolvedores!”

“O AD deve se preocupar em apenas homologar os modelos de dados de sua empresa.”

Os comentários acima não estão errados, mas não reflete o verdadeiro papel do Administrador de Dados dentro de uma empresa. Então para que serve a Administração de Dados?

Para obter um melhor conhecimento do contexto de negócio, foco do projeto;
Para projetar adequadamente a base de dados;
Para permitir o compartilhamento dos dados e a integração dos sistemas;
Para contribuir para a unificação da visão que a empresa tem dos dados.

As atribuições acima são papeis da administração de dados para analisar e controlar, partindo do principio de não mais ADMINISTRAR DADOS, mas sim gerir ativos digitais. Os ativos digitais em AD são os documentos gerados, padrões, check-list, processos, métricas, laudos e todos os materiais elaborados para gestão da informação.

Uma preocupação importante que se deve tomar ao estruturar uma área de administração de dados é até onde esta área deve atuar? Como identifico a fronteira entre o AD e o DBA?

Estas perguntas muitas vezes não são feitas, e simplesmente estas áreas são integradas uma a outra, tendo como conseqüência a extinção da área de administração de dados, uma vez que os resultados da área de administração de base de dados serem mais contabilizáveis e visíveis para o corpo executivo de uma empresa. Resumindo, a área de AD é canibalizada pelos DBA’s.

Como garantir que isto não ocorra?

Identifique primeiramente quais as atividades executadas atualmente pela área de DBA’s de sua empresa, e verifique se não existem atividades que são pertinentes à área de AD. Posteriormente promova reuniões para a discussão da redundância destas atividades e formalizem quais os limites de atuação de cada área.

Após isto, procure sempre manter um elo de integração entre estas duas áreas, promovendo comunicação e sinergia para um melhor desempenho das atividades de cada uma.

A administração de dados deve sempre tomar o cuidado de não elaborar modelos sejam conceituais, lógicos ou físicos. É seu papel homologar e garantir padrões e consonância com as regras de negócios da empresa.

Um outro foco que está sendo atribuído para a administração de dados, é a visão de STORAGE e PERFORMANCE. Acredito que esteja se questionando, mas esta não é uma atividade da área de DBA?

SIM! Este é o papel da área de DBA, mas tomando como realidade que as empresas estão cada vez mais terceirizando as atividades de DBA, Storage e Performance, é necessário que haja alguém da empresa para controlar os serviços prestados pelas empresas terceiras. E qual área seria a mais indicada para isto?

Isto mesmo, a área de ADMINISTRAÇÃO DE DADOS é a mais indicada pelo o seu know-how em dados, e por deter o conhecimento das necessidades da empresa. Em empresas onde existe área de DBA, onde todos são seus funcionários, não há a necessidade de se controlar estas atividades, mas o cenário atual nos remete a tomar alguns cuidados.

Como opinião de quem já atua na área, existe uma figura estratégica em se absorver as atividades de STORAGE e PERFORMANCE, pois são atividades mensuráveis e que geram redução de despesa uma vez quando são bem administradas. Tendo como realidade o cenário atual de TI, é importante saber vender bem a sua área, para garantir a sua sobrevivência e promover o conhecimento dos resultados alcançados pela AD.

Administração de Dados – Implantação da estrutura de AD

Para que seja implantada uma estrutura de administração de dados em sua empresa, é necessário que se estabeleça um planejamento focado na expectativa da empresa aliado a função da administração de dados como conceito. Não existe uma receita de bolo para isto, mas existem situações já vivenciadas que nos levam a sugerir boas práticas para se estruturar uma área.

São elas:

Conheça as expectativas da empresa com relação à atuação da área de AD;
Defina uma equipe sólida, procurando mesclar profissionais experientes disponíveis no mercado para trazer a sua empresa know-how e vivência na área, aliando com profissionais da própria empresa para proporcionar a integridade das necessidades do negócio;
Desenvolva um processo de atuação para a administração de dados;
Verifique a atuação da área de DBA em sua empresa, e identifique possíveis redundâncias de atividades;
Defina documentos de controles como:

§ Check-list;

§ Padrões;

§ Laudos;

§ Dicionário de Dados;

§ Etc.

Defina ferramentas CASES para a modelagem de dados e um repositório para os seus MODELOS;
Promova a integração entre as áreas envolvidas na estruturação de modelagem lógica e conceitual;
Defina métricas para gerar relatórios que ilustrem as atividades executas pela AD, e os benefícios para a empresa;
Faça benchmarking com outras empresas para identificar oportunidades de soluções eficazes para a empresa;
Promova workshops informando as iniciativas de sua área;
Fique atento as novidades de TI, para não se tornar obsoleto.

Administração de Dados – Modelando os Dados

Cada empresa tem uma estrutura de TI, na qual não existe a melhor, e sim como atuar. Muitas empresas se focam apenas em modelagem lógica e física de suas estruturas de dados, esquecendo-se do conceito do negócio. Deve-se entender que TI e Negócios andam juntos, onde TI é atua como sustentação para o negócio.

Efetuar uma modelagem lógica sem se preocupar com a necessidade do negócio ou produto ao qual se modela esta aplicação é 90% do insucesso de uma solução de TI. Estruturar toda uma aplicação sem se ater ao negócio é um risco que muitas empresas correm, e no final arcam com o prejuízo, por não dedicar tempo a entender o negócio e conceitual esta visão.

Como boa prática, deve-se seguir as seguintes etapas para a modelagem de dados de sua empresa:

Modelagem Conceitual do Negócio;
Modelagem Lógica;
Modelagem Física.

Administração de Dados – Cultura de AD nas empresas

A administração de dados tem como primeiro passo quebrar paradigmas das corporações que possuem apenas área de DBA. Esta preocupação é muito importante para a sobrevivência da AD e para cooperação das áreas parceiras no desenvolvimento dos trabalhos.

Para isto é muito importante se estabelecer métricas e indicadores para demonstrar a qualidade dos trabalhos realizados pela AD.

Uma outra forma de disseminar a cultura da administração de dados dentro de sua empresa, é promover workshops que mostre as iniciativas da AD e o que existe de atual no mercado de TI com relação à administração de dados.

Esta preocupação é importante, pois é necessário que haja um patrocínio de toda a empresa para promover a gestão da informação, de uma forma eficaz e conjunta.